VON DER VISION ZUR REALITÄT
Büroorganisation
Assistenz & vorbereitende
Finanz-/Lohnbuchhaltung
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Assistenz & vorbereitende Finanz-/Lohnbuchhaltung im Büro (m/w/d)
Wir suchen eine engagierte Assistenzkraft, die unser Büro mit organisatorischem Geschick und Präzision unterstützt. In dieser Position bist du die Kommunikationszentrale und trägst maßgeblich zur Effizienz unserer Büroabläufe bei.
Deine Aufgaben
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Kommunikationszentrale: Annahme, Vorbereitung und Bearbeitung von Telefonaten, allgemeinen E-Mail-Konten und Tagespost
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Vorqualifizierung von Kundenanfragen
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Kalenderführung und Terminvorbereitung für den Vertrieb und die Geschäftsführung
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Angebotsvorbereitung, Angebotsnachverfolgung, Auftragsbestätigung & Rechnungsstellung
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Erstellen und Aktualisieren von Entscheidungsvorlagen, Kennzahlenberichten sowie Wochen-, Monats -und Jahresberichten
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Optimierung, Erstellung und Implementierung unternehmensinterner Systeme und Prozesse
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Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe, und vorbereitende Finanzbuchhaltung in enger Absprache mit dem Steuerbüro
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Zeitwirtschaft, inklusive Verwaltung, Überwachung und Buchung von Anwesenheits- und Projektzeiten, Urlaubsverwaltung und Krankmeldungen sowie vorbereitende Lohnbuchhaltung in enger Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
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Einpflegen, Verwalten und Aktualisieren von Artikeldaten
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Überwachen und Organisieren von wiederkehrenden Vorgängen, Aufgaben, Terminen/Fristen und Wartungsintervallen
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Bedarfsweise Unterstützung der Projektleiter
Deine Verantwortlichkeiten
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Einhalten, Organisieren und Kontrollieren von Fristen und Terminen
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Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz und im Besprechungsraum sicherstellen
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Optimierung eigener Arbeitsprozesse und Selbstorganisation
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Ausführung von Arbeiten mit höchster Qualität und Genauigkeit
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Förderung der Stimmung und Motivation im Team
Deine Qualifikationen
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
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Erfahrung mit ERP-Systemen, DATEV Unternehmen Online, Zoom, Microsoft-Anwendungen und sehr gute IT-Kenntnisse
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Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
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Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
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Teamgeist, Engagement, Qualitätsbewusstsein und Eigeninitiative
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Selbstorganisation und Zeitmanagement
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Offenheit für Veränderungen und Optimierungen